Canal Ético y cumplimiento
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Canal ético
Grupo DIA mantiene su compromiso con el cumplimiento de la normativa vigente a todos los niveles, para lo que cuenta con herramientas de control y seguimiento que aseguran el correcto funcionamiento y actuación de todos los grupos de interés que forman parte de la compañía. Estos mecanismos están incorporados en los sistemas de gestión corporativos, actualizándose de forma periódica y garantizando el perfecto equilibrio entre las mejores oportunidades de negocio y la gestión del riesgo.
Sirviéndose como base de sus valores corporativos - Eficacia, Iniciativa, Respeto, Equipo y Cliente- Grupo DIA dispone de un Código ético aplicado en todos los países, en el que se formaliza las pautas de comportamiento que las personas que participan de la actividad de la compañía deben seguir. En ejercicios anteriores se ha trabajado en la modificación y actualización de su código ético, a la vez que se decidió la apertura a otros protagonistas del día a día de la compañía, como proveedores, franquiciados y contratistas. Durante 2016, se ha trabajado en la difusión y comunicación de esta nueva versión para impulsar el conocimiento del Código y del modelo de cumplimiento DIA en todos los países. A través de formación virtual, 2.981 empleados han completado un curso en el que se explican los puntos clave de dicho código en España y China. Para el año próximo está previsto que se continúe con la formación en el resto de países.
Por su parte, es el comité ético el encargado de gestionar todos los asuntos derivados del Código Ético a través de un canal propio, siempre desde la garantía de confidencialidad, anonimato y respeto.
Trimestralmente, durante 2016, los Comités Éticos de cada país han reportado al Comité Ético corporativo un detalle pormenorizado de las consultas, y/o comunicaciones recibidas en el trimestre inmediatamente anterior, indicando el número de referencia o registro, fecha de recepción, colectivo denunciante (empleado, franquiciado, proveedor de servicios o mercancía y otros) principio ético infringido, valoración sobre la fiabilidad/exactitud de los hechos objeto de comunicación, estado en el que se encuentra el expediente y, en su caso, resolución del mismo. Asimismo, con carácter anual, se presenta un informe a la Comisión de Auditoría y Cumplimiento, en el que se facilita información estadística consolidada detallada a nivel Grupo conforme a la información recibida de cada una de las jurisdicciones.
Durante el ejercicio 2016 el canal ético de consulta e información ha recibido un total de 80 comunicaciones, de las cuales 53 eran denuncias y 27 consultas. De las 53 denuncias, 46 han sido interpuestas por empleados (87%), 2 por proveedores (4%) y las 5 restantes (9%) han sido anónimas. A 31 de diciembre, 36 de las denuncias se han resuelto y 17 siguen en curso de investigación.
De las denuncias resueltas, 24 se han archivado por falta de pruebas (67%); 9 se han resuelto con acciones de formación y coaching a los denunciados (25%); en 2 se han aplicado medidas disciplinarias de despido, entre ellos un directivo (5%); y la última se ha resuelto al comunicar su baja voluntaria el denunciado (3%).
En relación a las consultas, 19 han sido planteadas por empleados (70%), 6 por proveedores (22%) y 2 por franquiciados (8%). A 31 de diciembre, 24 consultas se han resuelto y 3 siguen analizándose. De las consultas resueltas, en 11 de ellas se han resuelto las dudas del remitente directamente por el Comité Ético (46%); 7 se han trasladado al departamento gestor y se ha aclarado o solucionado la cuestión planteada por el remitente (29%); y 6 de ellas se han trasladado al departamento de Recursos Humanos para que resuelva directamente la duda al empleado (25%).
Código ético
- Cumplimos las normas y respetamos a las personas. El cumplimiento de las normas y el respeto a las personas constituye la base de nuestro comportamiento ético.
- Somos éticos en nuestras decisiones y relaciones. No a la corrupción. En el Grupo DIA somos conscientes de que el éxito individual sólo es posible desde el colectivo. Y el éxito del colectivo sólo es posible desde la ética.
- Protegemos los activos y la información. Somos personas rigurosas, profesionales y leales a la compañía. Hacemos el mejor uso de los activos y recursos que el Grupo DIA pone a nuestra disposición recordando que debemos limitar su utilización, con carácter general, a propósitos estrictamente profesionales.
- Estamos comprometidos con el cliente y con la sociedad. Competimos de manera leal, evitando la manipulación, el engaño o cualquier otro comportamiento que pueda situarnos, indebidamente, en una posición de ventaja.
- Lideramos con el ejemplo. Somos responsables de asegurar que nuestra compañía mantiene el comportamiento ético que deseamos. Nuestros valores y principios de comportamiento no son simples textos, sino que deben marcar nuestro modo de actuar cada día.
Uso del canal ético
Control interno y cumplimiento
Modelo de Compliance DIA
Estructura de Compliance DIA
Control interno y cumplimiento
Adaptación del Reglamento Interno de Conducta
Con motivo de la entrada en vigor de la nueva normativa en materia de abuso de mercado para las sociedades cotizadas, Grupo DIA ha actualizado en 2016 su Reglamento Interno de Conducta con el que se establecen las reglas para la gestión y control del uso de la información privilegiada, operaciones de autocartera y la comunicación transparente de la información relevante.
El Reglamento de Interno de Conducta impone obligaciones y limitaciones a las personas afectadas y a los gestores de autocartera con el fin de proteger los intereses de sus inversores y evitar cualquier situación de abuso, mientras que facilita la participación de los gestores y empleados en el capital de la compañía respetando de manera estricta la legalidad vigente.
Transparencia y lucha contra la corrupción
Grupo DIA tiene desarrollado e implementado un modelo de prevención de delitos con el objetivo de establecer los procedimientos y políticas internas de control más adecuadas para prevenir la comisión en la organización de actos contrarios a la legalidad. Además de analizar las actividades de cada área de negocio para evaluar el riesgo de delitos en cada una de ellas, Grupo DIA cuenta con la figura de un responsable de prevención que reporta al Comité Ético y al director de Cumplimiento Normativo.
Con el objetivo de obtener un mayor control y seguridad, Grupo DIA analiza las actividades desarrolladas por las diferentes áreas de negocio y se evalúa el riesgo de cada actividad en relación con la posible comisión de delitos en términos de probabilidad e impacto, teniendo en cuenta los controles ya implantados. Durante 2016, el modelo de prevención de delitos ha sido objeto de análisis y peritaje por una empresa consultora con experiencia en el área forense. Así, el modelo implantado en DIA cuenta con medidas de control adecuadas y eficaces para intentar prevenir y detectar la comisión de delitos por los que se pueda derivar una responsabilidad penal para DIA.
Grupo DIA dispone a su vez de un plan antifraude, que como novedad este año, ya ha sido implementado en todos los países en los que la compañía opera. En este sentido, la compañía cuenta en cada país con una matriz de riesgos de fraude analizados en términos de frecuencia e impacto que incorpora los controles existentes para evitar dichas conductas. Tiene designado un encargado de prevención antifraude, que, a su vez, es el responsable de prevención de delitos.
Durante 2017 se impartirá formación específica antifraude a los empleados de cada país.
Control de la información financiera
La compañía dispone de una Política del Sistema de Control Interno de la Información Financiera (SCIIF) que contempla la descripción general del sistema y sus objetivos, los roles y responsabilidades, la metodología para el desarrollo de la función de control interno de la información financiera y la gestión de riesgos.
El SCIIF afecta a todos los niveles de la organización y su mantenimiento es responsabilidad del Consejo de Administración mientras que la supervisión corre a cargo de la Comisión de Auditoría del Consejo.
Grupo DIA tiene documentados los procesos que considera con riesgo de impacto material en la elaboración de la información financiera, cubriendo también el riesgo de fraude.
Mapa de procesos
Durante el ejercicio 2016 y con el objetivo de reforzar el sistema de control interno, con una visión integral que aporte no solo fiabilidad de la información financiera sino la eficacia y eficiencia de las operaciones, se ha definido el “Mapa de Procesos” del Grupo en España. En este mapa se han identificado todos los procesos y subprocesos, de España y Corporativo, habiendo sido aprobado por el Comité Dirección Grupo y presentado a la Comisión de Auditoría y Cumplimiento en septiembre.
Este “Mapa de procesos” proporciona un marco único de referencia para los sistemas de control y riesgos.
Mapa Regulatorio
La Dirección Jurídica dispone en cada país en el que opera la compañía de lo que se ha denominado un ´mapa de regulación´, en el que se identifica y detalla toda la normativa de aplicación a DIA, con especial atención a la legislación clave en los principales procesos de la cadena de suministro, y que ha sido clasificada en seis apartados:
- legislación aplicable al proceso de negociación del producto, es decir, a la relación de DIA con sus proveedores de servicios y mercancías, competidores, consejos reguladores, marcas;
- legislación aplicable a la actividad logística, es decir, al ejercicio de las actividades de almacenaje, distribución y transporte de mercancía;
- legislación aplicable al comercio mayorista y minorista;
- legislación aplicable a los locales comerciales, arrendamientos urbanos, propiedad horizontal, tributos locales, horarios comerciales;
- legislación aplicable a la relación de DIA con sus clientes, protección de datos de carácter personal, consumo, forma de pago, publicidad y promoción de ventas;
- legislación aplicable a DIA, como empresa cotizada, en materia de mercado de valores, reglamento interno de conducta;
La Dirección Jurídica, a su vez, se responsabiliza de informar al resto de áreas o departamentos de la Sociedad sobre el contenido y alcance de las novedades y/o cambios normativos, diseñando y celebrando sesiones formativas, bien en modo presencial o en modo elearning, cuando la novedad legislativa tuviera un impacto relevante en la actividad de DIA.
Para llevar a cabo esta función, la Dirección Jurídica tiene establecido un procedimiento de seguimiento y actualización de la normativa y de comunicación, en virtud del cual están definidos los recursos, responsabilidades y herramientas internas y externas necesarias para desempeñar esta función y lograr el doble objetivo de disponer de un mapa regulatorio actualizado y de una organización informada sobre sus obligaciones legales.
Este Mapa Regulatorio es revisado anualmente.
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